Workflows: o segredo para aumentar rentabilidade da gestão de verbas comerciais

Importado da língua inglesa direto para o dia a dia das empresas dos mais variados tamanhos e setores, os workflows nada mais são do que a maneira de organizar e automatizar diferentes processos e fluxos de trabalho.

Por sua vez, estes processos visam, sobretudo, a gestão e o controle de tarefas para otimização de custos e tempo dentro de uma empresa. Também por isso, quando falamos em gestão de verbas comerciais, eles apresentam uma função ainda mais estratégica que pode refletir em uma rentabilidade maior. Descubra como através deste artigo!

Resumo do que vai ser discutido:

• O que são workflows: Sequências automatizadas de tarefas para otimizar processos.
• Benefícios: Aumentam eficiência, evitam erros e melhoram a produtividade.
• Desafios: Resistência à mudança e dificuldades na padronização e integração.
• Vantagens: Melhoram comunicação, transparência e tomada de decisão.
• Arker: Solução especializada que aumenta a rentabilidade ao automatizar a gestão de verbas comerciais.

O que são Workflows?

Primeiramente, os Workflows, também conhecidos como fluxos de trabalho, são sequências de tarefas organizadas de forma lógica e sistemática para atingir um objetivo ou resultado específico. Eles são usados para automatizar e gerenciar processos de negócios, desde atividades simples até processos complexos e interfuncionais.

Um dos principais benefícios dos workflows é a capacidade de padronizar as tarefas e processos, o que significa que as equipes podem trabalhar de maneira mais eficiente e produtiva. 

Por exemplo, as empresas podem criar um workflow para o processo de aprovação de um novo projeto, garantindo que todas as etapas do processo sejam seguidas de maneira consistente. Isso ajuda a evitar erros, atrasos e retrabalhos que podem levar a custos adicionais e perda de produtividade.

Em um workflow típico, as tarefas são organizadas em uma ordem lógica, com cada etapa dependendo da conclusão da anterior. Nesse cenário, um fluxo de trabalho para processar uma solicitação de compra pode envolver as etapas de revisar a solicitação, obter a aprovação do gerente, enviar um pedido de compra ao fornecedor e acompanhar a entrega do pedido.

Dessa maneira, os workflows podem ser gerenciados manualmente ou automatizados por meio de um software para o fluxo de trabalho, como uma solução em gestão de verbas comerciais para quem é do setor da indústria, por exemplo. 

Portanto, isso permite que as tarefas sejam atribuídas a diferentes usuários e monitoradas em tempo real. Eles também são amplamente utilizados em outras áreas, incluindo negócios, governo, saúde e tecnologia da informação, além de serem aliados poderosos para softwares de gestão de verbas comerciais, como comentado acima.

Isso porque, ao virem integrados em modernas soluções em gestão e controle de verbas comerciais, como as da Arker, tais workflows possibilitam às áreas de Finanças, Vendas e Comercial abandonarem, de uma vez por todas planilhas em Excel, trocas de e-mails e o tempo perdido pelas equipes com processos que, feitos manualmente, são extremamente suscetíveis a erros e desencontro de informações, os quais dificultam uma análise mais assertiva e aprofundada e, claro, perdas financeiras.

Desafios na implementação de workflows na gestão de verbas comerciais

A implementação de workflows na gestão de verbas comerciais pode apresentar desafios, como resistência dos funcionários à mudança, dificuldade em definir e padronizar os processos, falta de integração com outros sistemas, entre outros. 

É importante considerar esses desafios e planejar cuidadosamente a implementação dos workflows, sempre encorajando a equipe e deixando claro que essa mudança vai gerar economia de tempo fazendo com que os processos sejam muito mais efetivos e bem-sucedidos.

Benefícios da utilização de workflows na gestão de verbas comerciais

Além de aumentar a rentabilidade da gestão de verbas comerciais, a utilização de workflows também pode trazer benefícios adicionais, como melhoria na comunicação e colaboração entre as equipes envolvidas, redução de erros e retrabalho, maior transparência e visibilidade do processo e melhoria na tomada de decisão. 

De tal maneira, esses benefícios podem impactar positivamente toda a organização, contribuindo para uma gestão mais eficiente e efetiva.

Introdução aos workflows na gestão de verbas comerciais

A gestão de verbas comerciais é um processo crítico em qualquer organização que deseja maximizar seus lucros e aumentar sua rentabilidade. A alocação de recursos financeiros para diferentes iniciativas comerciais, tais como campanhas de marketing, promoções, treinamentos de vendas, entre outras, pode ser um processo complexo e sujeito a erros.

Nesse contexto, os workflows podem ser uma ferramenta valiosa para otimizar esse processo. Eles permitem a criação de um fluxo de trabalho estruturado e automatizado que direciona as tarefas para as pessoas certas, no momento certo, garantindo que cada etapa seja concluída de forma eficiente e eficaz.

Com o uso de workflows, cada uma dessas etapas pode ser atribuída a um membro específico da equipe, que receberá uma notificação quando sua tarefa estiver disponível. Além disso, o gestor responsável pelo processo pode monitorar o progresso em tempo real, identificar gargalos e tomar medidas para garantir que tudo esteja dentro do prazo.

Em resumo, os workflows na gestão de verbas comerciais ajudam a aumentar a eficiência, melhorar a visibilidade e controle sobre o processo, reduzir erros e garantir o cumprimento das políticas internas. 

Portanto, isso também possibilita que o time de vendas tenha agilidade para demandar mais verbas para o time financeiro, e também flexibilidade para ir ajustando-a conforme sua necessidade, reduzindo o risco de estourar orçamentos. 

Esse processo ocorre inteiramente através da solução da Arker, desde a demanda pela transferência até o aceite e liberação dessa verba ocorrem pelo sistema e ficam registradas. 

Sendo assim, processos que demoravam mais de cinco dias e ficariam com informações espalhadas em e-mails e grupos de comunicação, agora podem levar apenas alguns minutos, e ficam ainda disponíveis para consulta com fácil acesso no momento de fechamento do mês.

Quer mais vantagens? O uso estratégico de workflows em soluções em gestão de verbas comerciais traz ainda a possibilidade das indústrias que investem em orçamentos de incentivo a vendas avaliarem se, de fato, estão alocando a verba comercial no cliente e na marca certos.

Tudo isso pode ser acompanhado durante o período de execução das campanhas, garantindo, com isso, a gestão tática e centralizada de todas as etapas do processo de gestão de verbas comerciais – que vai desde o planejamento orçamentário até a execução e a comprovação de ações comerciais.

Uma pesquisa realizada pela Arker aponta que um ano após a implementação de uma solução em gestão de verbas comerciais já é possível perceber um aumento médio de 10% de rentabilidade. O que representa um ganho de R$ 2 milhões para uma empresa com faturamento anual de R$ 200 milhões, por exemplo.

Conclusão

Os workflows são capazes de aumentar a rentabilidade da gestão de verbas comerciais, uma vez que com uma solução especializada, otimizam os processos e reduzem custos, permitem uma maior visibilidade e controle sobre a alocação de verbas, ajudam a garantir o cumprimento de regulamentações e políticas internas, possibilitam uma tomada de decisão mais rápida e eficiente, além de trazer benefícios adicionais, como melhoria na comunicação e colaboração entre as equipes garantindo, portanto, uma gestão mais eficiente e efetiva, gerando mais lucros e crescimento para a empresa.

Isso é possível com a Arker!

Conhecida por ser pioneira na gestão de verbas comerciais no mercado nacional, a Arker é líder no segmento. Já gerenciou mais de R$ 1 bilhão em ações comerciais e monitorou mais de 250 mil ações. 

Suas soluções abarcam desde o planejamento orçamentário até a execução e a comprovação de ações comerciais por meio de reconhecimento de imagem, facilitando o dia a dia dos vendedores e financeiros. 

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