Automatizar a gestão de contratos é uma prática cada vez mais importante para as organizações. Isso porque o cadastro completo de contratos e a utilização de um sistema de gestão para facilitar o acesso às informações, dentre diversos outros benefícios.
A automação da gestão de contratos, por exemplo, traz eficiência para as operações, por meio do uso de tecnologia e software especializados para reduzir a necessidade de trabalho manual e processos repetitivos. Assim, em vez de lidar com pilhas de documentos físicos e realizar tarefas demoradas, as empresas podem utilizar ferramentas automatizadas para gerenciar e acompanhar contratos de forma rápida e eficiente.
Além disso, a automação da gestão de contratos melhora a precisão e a consistência. Ao eliminar a dependência de processos manuais, as chances de erros humanos são reduzidas significativamente.
Mas você sabe como conquistar todos esses benefícios e outros mais? Neste artigo, apresentamos para você um passo a passo sobre como automatizar sua gestão de contratos em 4 passos.
Continue a leitura e confira!
A importância da automação na gestão de contratos
Além dos benefícios apresentados anteriormente, a automação da gestão de contratos apoia na melhor visibilidade e no controle sobre os contratos. Com um sistema automatizado, é possível rastrear e monitorar contratos em tempo real.
Isso permite que as empresas tenham uma visão geral de todos os contratos em andamento, datas de vencimento, obrigações e renovações. Dessa forma, é possível evitar a perda de prazos e otimizar o planejamento e a alocação de recursos.
A automação também facilita a colaboração e o compartilhamento de informações. Com um sistema centralizado, os membros da equipe podem acessar os contratos de forma rápida e segura, independentemente de sua localização. Isso facilita a colaboração entre departamentos, fornecedores e clientes, agilizando o processo de negociação e garantindo uma comunicação eficiente.
Além disso, a automação da gestão de contratos ajuda na mitigação de riscos. Ao monitorar prazos, identificar cláusulas críticas e garantir a conformidade, as empresas podem reduzir os riscos associados a contratos mal gerenciados.
A automação também permite a geração de relatórios e análises detalhadas, facilitando a identificação de tendências, oportunidades de melhoria e áreas de risco.
Por fim, a automação da gestão de contratos também pode levar a economias significativas de custos. Ao eliminar tarefas manuais, reduzir erros e otimizar processos, as empresas podem economizar tempo e recursos.
Além disso, uma gestão eficiente dos contratos permite identificar oportunidades de renegociação de termos, redução de despesas e melhor aproveitamento de cláusulas favoráveis.
Automatize sua gestão de contratos com a Arker em 4 passos
A plataforma da Arker é uma solução avançada de automação da gestão de contratos. Desenvolvida com foco na eficiência e praticidade, essa ferramenta permite que as empresas otimizem todo o ciclo de vida dos contratos, desde o cadastro até o pagamento.
Com a plataforma da Arker, você pode cadastrar os contratos de forma simples e rápida, inserindo todas as informações relevantes, como partes envolvidas, prazos, valores, cláusulas e outros dados pertinentes. A interface intuitiva facilita o preenchimento dos campos, tornando o processo ágil e livre de complicações.
Além disso, a plataforma permite a parametrização dos contratos de acordo com as necessidades específicas da empresa.
A seguir, confira um passo a passo para alcançar uma melhor gestão de contratos:
Passo 1: Cadastro de Contratos
O primeiro passo é cadastrar os contratos na plataforma da Arker. Isso pode ser feito de forma simples e rápida, inserindo as informações relevantes de cada contrato, como partes envolvidas, prazos, valores, cláusulas e outros dados pertinentes. A plataforma oferece um formulário intuitivo para facilitar o preenchimento dos dados.
Passo 2: Parametrização dos Contratos
Após cadastrar os contratos, é necessário realizar a parametrização das informações específicas de cada um. Isso envolve a definição de critérios e regras para cada tipo de contrato, como cálculos de multas, reajustes, descontos, datas de vencimento, entre outros.
O módulo de contratos da Arker permite personalizar essas configurações de acordo com as necessidades da empresa, garantindo a correta aplicação das cláusulas contratuais.
Passo 3: Apuração automática de dados
Uma vez que os contratos estão cadastrados e parametrizados, a plataforma realiza a apuração por meio da inteligência artificial (IA) e machine learning para agilizar a automatização de dados. Isso significa que o sistema irá monitorar e analisar os contratos de forma contínua, identificando informações importantes, como datas de vencimento, obrigações contratuais, valores a pagar ou receber, e quaisquer outros dados relevantes para a gestão dos contratos.
Essa apuração automática de dados proporciona uma visão em tempo real sobre o status de cada contrato, permitindo que a equipe tenha um controle mais preciso e eficiente sobre as obrigações contratuais. Além disso, a plataforma emite notificações automáticas sobre prazos, pagamentos pendentes e outras atividades relacionadas aos contratos.
Passo 4: Pagamento Automatizado
A etapa final do processo é o pagamento automatizado. Com base nas informações apuradas e nos parâmetros definidos, a plataforma da Arker facilita o processo de pagamento de forma automatizada e integração de sistemas de gestão financeira com o sistema de gestão de contratos.
Dessa forma, ela pode ser integrada aos sistemas de pagamento da empresa, permitindo que os valores devidos sejam transferidos de forma segura e eficiente.
A plataforma também disponibiliza relatórios e históricos de pagamentos, facilitando o acompanhamento das transações e auxiliando na conciliação financeira. Além disso, é possível programar alertas para garantir que nenhum pagamento seja esquecido ou realizado fora do prazo.
Próximos passos
Com a Arker, você pode desfrutar de uma gestão de contratos mais eficiente, reduzindo a carga de trabalho manual, minimizando erros e otimizando processos. A plataforma fornece uma visão abrangente e atualizada dos seus contratos, possibilitando a tomada de decisões informadas e o cumprimento adequado das obrigações contratuais.
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