Por que controlar verba comercial em planilhas é o barato que sai caro?

Entender que controlar verba comercial em planilhas sai caro é o primeiro passo para conseguir uma gestão financeira mais eficaz.

Embora essas ferramentas pareçam uma solução prática e econômica no início, elas frequentemente revelam desvantagens significativas à medida que os negócios crescem e se tornam mais complexos.

Neste texto, exploraremos por que o controle de verba comercial em planilhas pode ser o famoso “barato que sai caro” e como a Arker oferece uma alternativa mais eficaz e avançada para a gestão dessas verbas comerciais. Confira!

Resumo do que será discutido:

• Desvantagens do Controle em Planilhas: Uso de planilhas pode gerar custos ocultos e desafios à medida que os negócios crescem.
• Problemas das Planilhas: Limitações em escalabilidade, segurança e colaboração comprometem a gestão financeira.
• Benefícios de uma Solução Especializada: A Arker resolve esses problemas com maior eficiência, segurança e visibilidade.
• Impacto na Rentabilidade: A Arker otimiza a gestão das verbas comerciais, melhorando a rentabilidade e monitoramento das operações.

O problema das planilhas no controle de verbas comerciais

Embora as planilhas sejam amplamente adotadas por sua simplicidade e custo reduzido, elas apresentam uma série de limitações e riscos que podem se transformar em custos ocultos para a empresa.

Desse modo, esses problemas se tornam mais evidentes à medida que o volume de dados e a complexidade das operações aumentam. 

Entre os principais problemas estão a escalabilidade limitada, o risco de erros humanos, questões de segurança, dificuldades na colaboração e análise de dados, entre outros.

Veja a seguir cada um deles e a solução que a nossa plataforma apresenta. 

1. Escalabilidade limitada das planilhas

As planilhas são uma ferramenta de fácil acesso e baixo custo inicial, mas sua escalabilidade é bastante limitada.

O controle de verbas comerciais em planilhas pode levar a dificuldades significativas na organização e análise dos dados, resultando, por exemplo, em um gerenciamento ineficiente e potencialmente impreciso.

A Arker, por outro lado, é projetada para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente. 

Em 2023, monitoramos mais de 100 mil ações promocionais, demonstrando a capacidade de escalar e gerenciar vastos conjuntos de informações sem comprometer a qualidade ou eficiência. 

Aqui você pode ter a certeza de que sua verba comercial será gerida com precisão, independentemente do tamanho da operação.

2. Erro humano e imprecisão dos dados

A dependência de planilhas pode resultar em erros humanos significativos, como digitação incorreta, fórmulas erradas, dados duplicados e até brechas para fraudes. 

Esses erros podem causar imprecisões nas informações financeiras, levando a decisões inadequadas e prejudiciais para a empresa.

Além disso, a validação de dados em planilhas pode ser difícil e sujeita a erros, resultando em análises que não refletem a realidade.

Com a Arker, a validação de dados é uma prioridade, pois garantimos que os dados analisados sejam fidedignos e reflitam com precisão a realidade dos investimentos. 

Isso reduz o risco de erros e melhora a qualidade das análises, permitindo que sua empresa tome decisões mais estratégicas e assertivas.

3. Segurança e proteção dos dados

Um dos maiores desafios das planilhas é a segurança das informações financeiras. 

Informações sensíveis podem estar em risco de acesso não autorizado ou perda acidental, especialmente quando várias pessoas precisam acessar e atualizar a mesma planilha. 

Esse tipo de atitude pode comprometer a integridade e a segurança dos dados financeiros da empresa.

Oferecemos, portanto, um ambiente seguro para a gestão das suas verbas comerciais, com protocolos de segurança robustos e níveis de acesso controlados.

Desse modo, as informações financeiras são protegidas contra acessos não autorizados, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar e modificar os dados. 

Nossa segurança aprimorada minimiza os riscos associados à proteção de informações sensíveis.

Leia também: Por que uma planilha para verba comercial pode se tornar uma bomba-relógio?

4. Colaboração e Consistência dos Dados

A colaboração em planilhas pode ser problemática, especialmente quando várias pessoas precisam acessar e atualizar os dados simultaneamente. 

Dessa maneira, sua empresa pode ter problemas de versão, inconsistências nos dados e falta de sincronização entre os membros da equipe.

Por esse motivo, facilitamos a colaboração ao permitir que os usuários trabalhem em um único local. 

Disponibilizamos recursos de cocriação e aprovação de ações, além de níveis de acesso específicos que garantem que apenas os usuários certos possam alterar registros. 

Sendo assim, você notará a melhora na consistência dos dados e na colaboração eficiente entre os membros da equipe em pouco tempo de uso.

5. Auditoria e rastreamento

Uma das principais desvantagens das planilhas é a dificuldade em rastrear alterações e auditar quem fez modificações e quando. 

Sem um sistema de rastreamento eficaz, pode ser desafiador monitorar as mudanças realizadas nas planilhas e garantir a integridade dos dados.

Optando pela Arker sua empresa não terá esse tipo de problema, pois disponibilizamos um sistema de rastreamento completo. 

Dessa maneira, é possível auditar todas as alterações realizadas na plataforma, garantindo transparência e controle sobre quem acessou e modificou os dados. 

Sua empresa terá, então, mais responsabilidade e facilidade na identificação de quaisquer problemas ou inconsistências nos dados.

6. Backup e recuperação de dados

A manutenção de backups e a recuperação de dados em planilhas geralmente dependem de procedimentos manuais ou soluções externas. Isso pode ser um desafio em caso de perda de dados ou falhas no sistema, resultando em interrupções significativas e perda de informações importantes.

Não há nada melhor do que ter uma camada adicional de segurança e tranquilidade, sabendo que seus dados estão seguros e acessíveis quando necessário. 

Por este motivo, a Arker possui um sistema integrado de backup e recuperação de dados, garantindo que suas informações estejam sempre protegidas e possam ser restauradas em caso de necessidade.

7. Análise de dados e insights

A análise de grandes volumes de dados em planilhas pode ser limitada, e os insights gerados podem ser mais descritivos do que acionáveis. 

O resultado disso é uma dificuldade na obtenção de informações estratégicas valiosas para a tomada de decisões.

Em nossa plataforma, a análise de dados é otimizada através de uma equipe especializada em Data Science, que analisa mais de 1 bilhão de reais em investimentos por ano. 

Aqui você consegue insights acionáveis e estratégicos, proporcionando uma vantagem competitiva significativa para sua empresa. 

8. Tempo e eficiência no fechamento de dados

O fechamento mensal de dados em planilhas pode exigir um trabalho manual considerável, envolvendo a busca de informações em e-mails, mensagens e registros diversos. 

Esse processo é demorado e ineficiente, levando em média 5 dias úteis e resultando em atrasos e possíveis erros.

Utilizando a Arker, sua área comercial levará cerca de 3 horas para concluir o fechamento, em comparação com os aproximadamente 5 dias necessários usando planilhas. 

Sua empresa obterá uma melhora significativa na eficiência ao reduzir o tempo necessário para o fechamento dos dados, permitindo que sua equipe se concentre em atividades mais estratégicas e valiosas.

9. Visibilidade e monitoramento das ações

Nas planilhas, a visibilidade sobre a execução das ações pode ser limitada, e a atualização dos dados nem sempre é precisa.

Sua empresa poderá ter dificuldade no monitoramento eficaz das ações e na garantia de que as verbas estão sendo alocadas corretamente.

Com nossa plataforma você terá visibilidade total sobre as ações realizadas, possibilitando que você entenda rapidamente em quais canais, mecânicas, produtos e clientes as verbas estão sendo alocadas. 

Facilitamos o acompanhamento das ações com a certeza de que as informações estejam sempre atualizadas e refletindo a realidade das operações comerciais.

Arker: a melhor solução para a sua empresa

Embora o uso de planilhas possa parecer uma solução econômica e prática para o controle de verba comercial, as desvantagens delas podem resultar em custos ocultos e riscos significativos para sua empresa. 

A Arker surge como uma solução avançada que supera essas limitações, oferecendo um gerenciamento mais eficiente, seguro e orientado a resultados. 

Como primeira empresa brasileira especializada em gestão e controle de verbas comerciais, gerimos mais de R$ 1 bilhão em investimentos e monitoramos mais de 100 mil ações promocionais. 

Para experimentar os benefícios dessa solução e transformar a gestão das suas verbas comerciais, agende uma demonstração com nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar novos patamares de eficiência e sucesso.

Fique por dentro das novidades aqui no blog e seguindo no nosso Instagram e LinkedIn!